SCI : gérer et refacturer les charges locatives de vos biens en copropriété

Lorsqu’un bien immobilier est situé dans une copropriété, le propriétaire supporte chaque année un certain nombre de charges. Cependant, la loi distingue entre charges récupérables (qui peuvent être refacturées au locataire) et charges non récupérables (à la charge définitive du bailleur).

Cette pratique s’applique aux biens détenus par les SCI soumises à l’impôt sur le revenu (IR) mais également aux propriétaires personnes physiques. 

Bien comprendre et appliquer ce mécanisme est essentiel pour sécuriser la gestion locative, éviter les litiges et surtout optimiser la rentabilité de son bien et de sa SCI.

 
1. Comprendre la notion de charges locatives récupérables

👉 Les charges récupérables correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire mais liées à l’usage courant du logement par le locataire.

Elles sont encadrées par le décret du 26 août 1987, qui en dresse la liste exhaustive.

Exemples de charges récupérables :

• Charges d’entretien et de fonctionnement des parties communes : éclairage, ménage, sortie des poubelles.
• Frais liés aux équipements collectifs : ascenseur, chauffage collectif, eau froide/chaude, interphone, antenne TV.
• Taxes locatives : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Exemples de charges non récupérables(reste à la charge du propriétaire) :

• Travaux de rénovation, ravalement de façade, toiture.
• Honoraires du syndic (sauf frais d’établissement de l’état daté).
• Assurance de l’immeuble.

2. Refacturer les charges locatives : les étapes à suivre

Étape 1 – Collecter les justificatifs auprès du syndic

• Chaque année, le syndic de copropriété adresse un relevé de charges détaillé.
• Identifier et distinguer les postes récupérables et non récupérables.

➡️ Cette information est transmise chaque année, suite à la tenue de l’assemblée générale annuelle. Le syndicat de copropriété envoi alors un relevé exhaustif contenant la liste des charges non récupérables et celles récupérables.

➡️ Les charges non récupérables par le propriétaire auprès de son locataire sont déductibles des revenus. Les charges récupérables peuvent être refacturées au locataire.

Étape 2 – Établir un décompte clair des charges récupérables

Reportez-vous au relevé annuel transmis par le syndicat de copropriété en charge de votre logement. Vous y trouverez l’ensemble des informations indispensables pour votre refacturation.

Si ce document ne vous a pas été transmis, il vous faut récupérer l’ensemble des documents de l’exercice clos et réaliser le travail suivant : 

• Regrouper les dépenses récupérables (eau, entretien, ascenseur, TEOM, etc.).
• Calculer la quote-part correspondant au logement du locataire (souvent au prorata des tantièmes de copropriété).

Étape 3 – Comparer avec les provisions déjà versées par le locataire

Chaque mois, votre locataire verse, à votre SCI ou à vous, une somme composée du loyer et des provisions sur charges.

• Le bailleur perçoit donc chaque mois des provisions sur charges. 
• À la fin de l’exercice, il faut comparer les provisions encaissées avec les charges réelles.

Étape 4 – Régulariser la situation

Chaque année, vous devez procéder à la régularisation des charges locatives.

• Si les provisions sont supérieures aux charges réelles → remboursement au locataire.
• Si les provisions sont inférieures aux charges réelles → demande de complément au locataire.

Les mouvements de fonds doivent être accompagnés d’un document justifiant vos calculs et apportant l’origine des montants annoncés.

ATTENTION : Cette opération ne doit se faire qu’une fois les comptes annuels de la copropriété clos. L’ajustement se fait donc une seule fois par an et pas forcément au 31 décembre.

3. Voici donc le processus pratique à suivre pour le propriétaire

A - Anticiper dès la rédaction du bail

• Préciser le montant des provisions sur charges.
• Mentionner qu’une régularisation annuelle sera effectuée.

B - Mettre en place un suivi annuel

• Conserver les appels de fonds et relevés du syndic.
• Tenir un tableau de suivi pour faciliter le calcul de régularisation.

C - Transparence avec le locataire

• Fournir le décompte détaillé des charges lors de la régularisation.
• Mettre à disposition les pièces justificatives (factures, relevés du syndic) si le locataire en fait la demande.

D - Respecter les délais

• La régularisation doit être faite au moins une fois par an.
• Le locataire dispose d’un délai de 6 mois après la communication du décompte pour consulter les justificatifs.

4. Bonnes pratiques du propriétaire

✅ Fixer des provisions réalistes dès le départ pour éviter des régularisations trop importantes.
✅ Tenir une communication claire et transparente avec le locataire.
✅ Conserver l’ensemble des documents justificatifs au moins 3 ans + l'année en cours.
✅ Revoir régulièrement les provisions pour les adapter à l’évolution des charges de copropriété.

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Conclusion

La bonne gestion des charges locatives en copropriété repose sur un équilibre entre anticipation, transparence et rigueur administrative. En respectant les étapes de collecte, ventilation, calcul et régularisation, le propriétaire sécurise sa relation avec le locataire tout en respectant ses obligations légales.

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